不懂汇报工作,别说你混职场

一份用于正式决策的汇报,要包含4个要素:事实+观点+建议+预测。

船长之前写过一篇关于大学生职场沟通能力的文章,其中给出了一个沟通层次金字塔。当我们在与别人沟通时,同时在三个层次上进行,层次越深,越不容易看清楚和掌控,相反你掌控不了的东西却恰恰掌控了你,the invisible force shapes your life。

878194458245306865.jpg

这篇文章详细讲如何制胜职场沟通中的大环境。处理沟通大环境,最重要的就是建立一个日常的沟通机制,体现在职场中就是最常见的汇报工作。

所以千万别小瞧汇报工作,这可是职场中最重要的沟通能力。

1.为什么汇报工作很重要

在很多人的职业观念里,汇报工作都是表面文章,其实这是一种偏见。汇报,本身就是工作的一部分,不是形式而是内容。

松下幸之助的传人江口克彦认为“对于上司来说,最让人心焦的就是无法掌握各项工作的进度。如果没有得到反馈,以后就不会再把重要的工作交给这样的下属了。所以要知道,虽然只是一个简单的汇报,却能让你得到上司的肯定。”

甚至于说不汇报工作就是不尊重领导,《哈佛学不到》的作者马克·麦考梅克曾说:“谁经常向我汇报工作,谁就在努力工作,相反,谁不经常汇报工作,谁就没有努力工作。”

心理学研究表明,人们对一个事物越熟悉就会越喜欢。所以想要在职场中获得一个好的发展,让老板喜欢你,就必须提高你的“职场能见度”。

说到提高“职场能见度”,很多人会以为是提高活跃度,多闲聊多打诨,事实上并非如此。而是与工作挂钩的地方提高你的活跃度,最简单的就是从汇报工作开始。

2.什么时候去汇报工作

船长用一张图总结6个汇报工作的时间点,在这6个时间点上,必须要汇报工作。

198573567311664562.jpg

1.做好工作计划时

做好工作计划时,应当向上级汇报一下,让领导了解计划的内容,提出建议。这样经过领导许可之后的计划,至少做的工作是对方想要的东西。

2.工作中遇到一定困难或取得一定成果时

工作进行到一定程度时,遇到困难或取得成果,要让上级心理有数,给予帮助或者支持。

3.工作进行中出现意外

工作中出现意外,要及时汇报。寻求支持和帮助,也让上司认识和把握全局。

4.需要做出超权限的决策时

超出权限的事请示上级,一方面是表示尊重,另一方面也让自己不用承担不必要的责任。超出权利范围的事情,很容易失控。

5.工作出错时

很多人报喜不报忧,其实这样的结果是很不好的。工作中出现失误,一定要及时汇报,有利于早点采取措施来减少损失。

6.工作完成后及时汇报

工作完成后,要把整体情况向领导做个汇报。有重点,有层次的汇报。哪里做得好,需要继续发扬;哪里存在问题,需要改进,怎么改进等等。

3.怎样汇报工作

“汇报工作”千万要跟“讨教”区分开。在《哈佛商业评论》有史以来重印最多的一篇文章《谁背上的猴子》中,把猴子比喻为工作,形象的描述了工作中“讨教”的现象。

下属经常以“老板我们遇到了一个问题,你看这个怎么解决….”的方式,把本属于自己的工作转移到了上司手中。原来在下属肩上的猴子,现在跳到了上司的肩上。自己轻松了,上司忙坏了。

所以可以看到很多上司经常讲一句话:“不要带问题,带解决方案来找我。”讨教的公式是:您告诉我该怎么做?而汇报的公式是:我这样做您同意吗?

船长这里分别以日常的工作汇报和用于正式决策的汇报为例,说明一下如何做汇报。

日常工作汇报

日常的工作汇报,可以采用日本的KPT法则,由三个部分组成:

Keep:当前正在做的事务或者项目的正常描述;

Problem:今日所遇到的问题;

Try:接下来准备要尝试的解决方案。

举一个例子,假如我是某公司的活动执行,那么今天的工作汇报可能就是这样的:

汇报人:Toto

日期:2015.08.30

K:今天继续与商场洽谈,其中A商场已答应承接九月初的活动,B商场仍在考虑中,明天继续跟进。

P:A商场的活动预算超标

T:明天再重新核算一下成本,看哪些物品可以由商场免费提供或者其他赞助商赞助,精简预算。

当然也可能不需要这么格式化,公司氛围轻松的,直接在微信上发消息:“老板我下班啦,今天跟A商场blablablabla”。总之不管形式如何,一定要建立和保持这个沟通机制。

正式决策的汇报

一份用于正式决策的汇报,要包含4个要素:事实+观点+建议+预测。

事实要有细节,还得对事实加工,即自己的观点。建议必须明确具体,至少要给两个。预测不仅要给出积极预测,还要给出消极预测,也就是按我的建议做了,可能会发生什么好的事情,也可能会发生什么不好的事情。

杜拉拉升职记中,有一次她老板的老板,李斯特到广州开会,问她关于一个项目的看法,杜拉拉给出了一个很详细的回答,让当场老板刮目相看,称她“朴素在理,有专业的力量。”这就是做好一次决策汇报的效果。

文章评价
登录后可以评论
立即登录