活动运营:开好3次会用好3张表,让团队主动推进活动进度

文章从四个阶段分别展开分享了推动活动进行的一些影响因素,以及相应的注意事项及解决方法,希望对你有所帮助。


前面几篇活动运营的文章,主要从大的活动分类、方法技巧、注意事项等对不同类别的活动运营进行了“客观性”的理论阐述。但是,如何将这些“客观性”理论技巧运用在活动策划执行中?如何避免活动策划方案的多次修改?如何动员团队同事按部就班推进活动进程?这些还需我们用“主观性”的洞察力去做活动项目的推进。


本文从四个阶段、对推动一场活动的“主观因素”,以及其他注意性的事项做具体说明:


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活动策划期:组织好三次会,尽快确定方案


活动策划期是需明确活动目的、形式、流程等,是一场活动最重要的一个阶段。正因如此,团队成员、领导上级也都会各抒己意,活动运营负责人则需要不断修改策划方案。活动方案迟迟不明确,一则耽误原定的活动周期,二则消磨活动执行的激情。


那么如何更好的收集团队意见、更迅速的定好活动方案呢?你需要用好几张表、组织几场会:


1.1、组织好三场会 ,迅速收集意见


这三场会分别是创意点收集、方案确立和人员分工,组织好这三场会,可使得活动方案尽早确立,避免方案的多次修改。十分适合审核机制多、人事结构复杂,企业文化氛围偏传统的公司。


第一场会的目的,是组织团队成员的头脑风暴、创意收集。群策群力进行创意点的收集和整理并挑选出有实用性的观点,一则避免自己苦思冥想创意枯竭,二则在此基础上优化的策划方案也利于统一内部意见。但是,这场会思维多样,极易发散,为此建议活动的组织者会前整理好活动目的、活动流程、活动人员等活动方案的几大关键项,会议中引导大家进行关键项的轮流讨论,同时做好每一项的引导、总结和记录,提高会议效率和质量。


收集了第一场活动的关键点之后,需要对团队成员提出的思维点进行进一步的思考、斟酌,再次基础上完成详细的活动方案。在评判创意点是否合理的时候,可站在用户的角度用“情景代入法”进行活动场景模拟,以此判断创意点的合理性。详细版的方案完成,可以邀请领导上级、团队成员参与组织的第二场会议中。此次会议为方案点的优化补充、以及方案活动流程、 主题基调的确定。


在第二场会议的技术上,对活动方案尽心优化整理输出。与此同时,整理出和团队成员擅长点一致的人员分工细分表。邀请上级领导、团队成员尽心第三次会议,为保证人员分工的权威性、后期团队成员执行的时效性,最好让领导上级直接进行具体任务的划分。即使不能做到这一点,也需领导上级赋权并进行任务细分会议的时候上级领导在场。


1.2 用好思维导图工具,活动方案做+法,越详细越好


在做活动方案的时候,一定要用做+法的思维,力求把能想到的全部都考虑进去。活动背景、活动目的、活动地点、活动时间、活动环节、人员组成、活动经费等几大要素是必不可少的要素,要素全了之后一定要考虑方案细节的可执行性。这些可执行性,体现在物料选择是否在规定内的经费预支,人员分配是否有冲突,参与环节的用户体验是否良好,详细到费用预算中一支笔、一张纸的价格,用户要操作几次等。总之,要把所有能考虑进去的东西统统考虑进去。


很多细碎的东西,也不是一次方案就能全部考虑完善的。朱朱再次建议做方案的时候,自己分阶段进行。第一阶段,建议借助“xmind”vison”“百度脑图”等思维导图工具,在不考虑方案的遣词造句的情况下,把能想到的要素点都罗列进去。当思维导图要素全部整理完善的时候,可以考虑将其转化为word/PPT版本的活动方案,这一次整理自己肯定会在环节设置、人员分工、物料准备上有新的合理化可执行性的认识,可以将这些心得完善到word版的方案中。


如果整场活动参与方、举办方多的话,我们可以在最初方案的基础上做几个不同的版本,比如说针对客户/赞助商的“对外版”,针对执行、预算详细的“内部版”等。


活动运营:开好3次会用好3张表,让团队主动推进活动进度


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活动准备期:用好三张表,把握整体进度


2.1、用好三张表,按部就班推进项目进度


这三张表分别是分别是项目时间进度总表、人员细分表和任务周进度表,是在详细的活动方案的基础上整理的,项目细分化可执行性十分明确。项目进度总表包含项目的不同阶段及阶段达到的效果;人员细分表分为项目准备期、活动执行期的人员分配事项、时间节点等;周任务表是在前两张表的基础上所做的周任务具体的项目分解。做着几张表的好处是,能够实时把握项目的进展,了解突发问题,推进项目按部就班地进行。


活动运营:开好3次会用好3张表,让团队主动推进活动进度


确定了活动方案、明确了人员分工后,接着需要做的就是在周进度表的基础上按部就班的推进项目进度了。此处,朱朱建议以一周2—3次的频率,召开项目进度会议。活动运营负责人需要通过会议,全程把握项目的进度、整体情况。同时,发现并解决阻碍项目推进的重难点。只有这样,才能保证项目的在原定的时间节点内推进。


2.2、投放渠道提前联系


选择一个流量大、产品匹配度高的投放渠道,直接影响活动的曝光度、参与率。广告投放渠道分销商杂、代理机构多,极易导致同一广告报价参差不齐,差价大,且效果好、流量大的投放渠道往往需要提前排期。因此,朱朱建议在活动方案输出前刚刚有活动构思的时候,就对接相应的广告商资讯相关报价,可以多找几家进行对比。这样做的好处:


一则提前接触,了解市场行情便于做更精准的活动预算;

二则提前联系热门投放渠道,可抢占”黄金档期”,以便推广效果更佳。


2.3.重点物料的备份


物料准备,也是在详细版的活动方案的基础上进行设置的。此次,建议对每一个物料进行至少多余一个的备份,以防止活动现场出现的突发情况。例如在原定活动人数的基础上多准备5—10个定制奖品、定制手提袋、logo臂贴;多准备一个麦克风、易拉宝展架;拷贝至少一份ppt/背景音乐、多制作一个线上参与插件等。活动当天的突发状况谁也不好预料,因此做好备份,应对不时之需是十分重要的。


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活动上线/执行期:权责明确,专人专事


针对这一块儿,朱朱要强调的是活动当天在人员分工清晰明确的基础上,一定要做到各司其职,专注的做好每个人专属的工作。项目到点,责任到人,切不可相互混淆岗位职责。这样做的好处:


一、活动现场井然有序,按部就班;

二、权责分明,责任明确,出了问题也便于及时解决不至于相互推卸责任。


4
活动结束:总结


一场活动的成功与否,都需要活动后开一场总结大会。经验总结发现出彩点,总结不足点,以此更好地指导下一场活动,建议会后输出一定的文字记录内容。


截止今日为止,关于活动运营的系列文章,朱朱已经全部写完了。接下来,将会进行内容运营的系列文章的输出,感兴趣的同学可以继续关注。同时,关于活动运营你有好的想法也可以和朱朱进行沟通,朱朱后期也会根据具体的情况对活动运营的系列文章进行补充说明。


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