4步提升工作效率

做一个积极工作的人,更重要的是要做一个懂得积极思考工作的人。

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工作多年,慢慢地也形成了自己的工作习性,每天朝九晚五似乎寻常无异可也疲惫不堪。偶尔也难免感叹下自己工作、生活一成不变平淡如水,可也下不了决心做些改变,更不知从哪改变,怎么改变。找个时间静下来思考下:现在的工作和一年、三年、五年前有什么区别?有什么进步和做了哪些改进?如果不能简单明了地回答这些问题,那真的需要好好思考下如何改变改进了。
不管是改变还是改进,目的一是让自己工作起来更轻松更高效,二则提高工作内容价值。只有提高工作效率和内容价值两方面,如此自身价值自然也能水涨船高。接下来我们需要具体的实施方案和步骤,针对自己每天的具体工作,进行衡量、提取程式化的工作内容,并用工具替代自己来做那些程式化的内容,让自己可以集中时间和精力去做更高价值的工作。

 衡量工作
一项工作任务规划下来,不管简单或困难,总是想去立刻动手完成它,尤其在时间不够宽裕的情况下尤其如此。然而,这样的做法往往欲速则不达。其实,一项任务出来,我们不妨先停下来思考,衡量它并将它量化、步骤化。这样的做法一开始会耗费一些时间,但它方向清晰明确,不太容易出现错误。比如我们销售部门需要将一个月的所有销售人员的销售额、成本、利润、订单领域分布这些内容提取出来并形成一个可视化的图表,这乍听起来很容易,只是费些时间而已,然后就手动去找个Excel来录入、统计汇总并生成图表。这样做自然可行,但易错而且费时费力,那不妨我们先衡量下并将它量化,第一所有销售人员本月的数据准备,第二是数据统计,第三是生成图表。接下来的则是这三个步骤的具体实施方法,数据可以自己准备,也可以让销售人员自己提供你来汇总,也可以通过技术的方式来获取。如此步骤和方法确定好之后,每个步骤时间、资源开销就很清晰了,如此,我们去做这项任务基本就可以步步为营稳步推进。

 程序化高度重复和有规律的那部分
我们做的每一项工作,基本都不太可能是全新无规律无规则的,我们在完成它之后,第一要务就是回归下这项工作的内容,其中的内容是你曾经在某个地方见过或者做过,把它提取出来,它与之前的内容有什么区别,哪些是完全是一致的,之前是怎么处理这些工作内容的,现在是怎么处理的,两个方法是否一样,如果不一样,前后是怎么想的,那个方法更优。还是那个销售统计的问题,上个月处理过一次仓储盘点的问题,一样的数据要准备,一样的统计并输出图表,那么前后的处理只要一对比,很多规律性重复的内容就一目了然了。

 用工具替代
君子性非异也,善假于物也。工具思维一直以来都被很多人倡导,只是该怎么做又因人而异,别人的工具不一定就是自己需要的,我们需要从自己的具体工作中获得适合自己的工具。针对自己萃取的重复性的工作内容,并结合前后的方法,不断去优化处理方法,然后让这些方法记录到自己的方法库,并分阶段地去分析库里的这些方法。从手动制作报表到协同汇总,优化到销售管理工具统计再到定制化开发生成报表,是否就可以了呢?相信很多企业都有自己的业务管理软件,其实到这里这些统计工作基本就能在半个小时内得到了。不妨我们再往更智能化的角度思考,这些报表是否可以定期自动生成,自动推送呢?如此的话,相关人员只要每个月在某个早上打开邮件就可以看到所有的统计情况了。

 提升自己的工作内容
使用工具来替代那部分高度重复和机械化的工作,从而节省下了大量的时间精力来做更加需要个性化的内容,提高自己工作的能动性,与此同时,用多余的时间来思考工作本身,不断地对发生的工作内容进行量化、衡量它,提炼可程序化的那部分,这样实现工作正向循环优化。
  对待工作,不仅仅紧赶慢赶不加思索地奋力完成,更多地分阶段停下来思考完成的和未开始的工作。完成的复盘下哪些地方做的不足,哪些经验可以复用,总结出自己的工作方式和方法,然后在后续的工作中去迭代升级它们;未开始的工作不妨动手前想想怎么样做效率效益更高。磨刀不误砍柴工,好的开头不是急着开头对整个工作任务是有非常重要的心理作用。最后,每个人都明白自己要做的工作理论上是做不完的,以有涯应无涯穷亦,碌碌而无为想必都不是谁想要的。
  做一个积极工作的人,更重要的是要做一个懂得积极思考工作的人。


THE END.


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