看懂这个故事,才算懂时间管理

时间管理不是管理时间,而是管理事情

开篇先讲这个故事:


你的面前有一杯水、一杯沙子和一杯石子,你必须把这三样东西装进一个杯子中,你该怎么做?


或许你看过这个故事,一个比较靠谱的做法是:先把石子放进杯子,然后再倒入沙子,石子的空隙被沙子填满了;然后你再倒入水,而沙石之间的小空隙,还可以容得下水。


从时间管理的角度,说说我对这个故事的感悟:


1、杯子的容量就像是我们的时间,容量就那么多,就像我们的时间,每天就这么多。


2、容量看着有限,实际上可以装很多东西;虽然我们每天只有24小时,但能做的事情,远比我们想象的多。


3、杯子装更多东西的关键,在于放东西的顺序:石子、沙子、水。同样,要想充分发挥每天的价值,我们也需要对要做的事情进行排序。


下面我们就以这个故事为起点,分享一下时间管理的方法和工具。


时间管理不是管理时间,而是管理事情


这里澄清一个误区:很多人以为时间管理就是管理时间,但是时间是不可管理的,就像我们前面提到的“杯子”,杯子的大小是我们无法改变的,我们能够改变的只能是做事情的顺序和做事情的方式。


洛威茨在《麦肯锡思维》一书中提到过这么一句话:


从重要的事情开始完成,把间隙的时间和精力留给其他事情,这就是做事情应该的次序。


这句话总结起来就是四个字:要事第一,这应该是时间管理(正确说法应该是事情管理)的核心法则,但是具体应该如何落地呢?


书中提到了“二八法则”,任何事情重要而关键的部分总是占少数,我们应该集中精力优先做这20%的“关键部分”,这个道理很好,但是我感觉还是没有说透,不够形象。


这里分享《精进》一书中提到的“三明治工作法”,它是“二八原则”的一个具体应用,并且非常形象,很好操作。


我们知道三明治一般分为三层:最里面的肉,中间的蔬菜和最外面的面包,具体到做事上,它们分别对应的是:核心思考区、支持性思考区、操作性动作区,其中核心思考区认知复杂度最高,也就是“三明治中的那块肉”,是整件事的关键和精华,搞定了核心思考区,也就把控了全局,抓住了关键。


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例如我写眼下这篇文章,最核心的内容是定主题、定观点,也就是想好要写啥,要表达什么核心观点,具体到这篇文章主题就是时间管理,核心观点就是:时间管理不是管时间,而是管事情。


然后,我需要做一些支持性的工作,把文章的大纲列出来,要写哪些点,需要哪些事实和故事支持。核心思考区和支持性思考区都做完,后面就是落地——操作性动作区,拿起电脑把文章一个字一个字敲出来。前面的“两步思考”大概需要十分钟,写出完整文章大概需要一小时,但你知道,那“前十分钟”更重要。


分享几个常用的效率工具


用好工具是提高效率的重要因素,不过我觉得:不用刻意学习太多的效率工具,工具贵精不贵多,用好几个常用的工具足矣。


下面是我常用的几个工具:


1、清单,我在之前的一篇文章《月入十万的人如何工作?》中写过,清单本身是一个精力管理工具,它存在的目的是解放你的大脑,把你从“记事”中解放出来,集中精力去“做事”。


我平时常用的清单工具主要是iPhone自带的“提醒事项”APP,还有巴掌大小的纸质标签,都不是什么高大上的东西,只要能列清单做记录就行,重点在于执行。想到任何一件要做的事,随时记下,忙完一天,看着一件件的事情被做完划掉,那种感觉挺爽的。


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2、闹钟和日历。很多人推荐番茄钟,这是个不错的效率工具,不过没必要专门下个番茄钟APP或者专门去淘宝买个番茄钟,直接用闹钟的“倒计时功能”就OK,如果你用的是iPhone,对着手机大喊一声:“嘿Siri,倒计时半小时!”,手机自动倒计时,比什么番茄钟都方便。


另外,我会经常用系统自带的日历安排日程,Mac和iPhone上可以自动同步,也非常方便。人一忙起来,很容易忘掉很多事,提前把日程安排好并设置提醒,生活会过得很有节奏,不会手忙脚乱。


最后关于时间管理做个小结:


这个世界其实并不存在什么时间管理,只有“事情管理”和“精力管理”,管理好要做的事情,要事第一按顺序来;同时管理好自己的作息,保证每天能有充沛的精力去做事,做好这“两个管理”,就已足够。


至于时间,它只是一个不说话的朋友,永不停息地往前走,能不能跟上它的脚步,就看你的“管理能力”啦! 



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