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如何结构化地思考与表达？

2021-11-16 16:25:33

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结构化是工作的加速器。最近在工作中遇到不少沟通问题，例如与同事沟通，上来就说：“这个事情他已经批了，我觉得没啥问题。”典型的无效沟通，因为：同事不知道「这个事情」到底是哪件事；同事不知道「他」到底是谁，在哪里批的；同事不知道「我觉得没啥问题」到底是如何评估出来的结论。

本文为《结构思考力》读书笔记，@Eric

结构化是工作的加速器

最近在工作中遇到不少沟通问题，例如与同事沟通，上来就说：“这个事情他已经批了，我觉得没啥问题。”典型的无效沟通，因为：

同事不知道「这个事情」到底是哪件事；
同事不知道「他」到底是谁，在哪里批的；
同事不知道「我觉得没啥问题」到底是如何评估出来的结论。

经历了几次这样的无效沟通后，我也在反思为什么结构化、快速地说清楚一件基本的事情，对我来说都存在困难。能想到的原因是：我在沟通中更多关注我自己，而不是别人的感受。

一般而言，人想要表达观点需要经历3个步骤：

① 搜集信息；

② 理解信息之间的关系；

③ 描述信息的内容以及它们之间的关系、洞察，并传递给其他人。

其中，①②需要靠大量的体验与思考，包括：工作、读书、经历、人生角色的变化等。但总体而言是个人理解世界的过程。

而③则需要开始考虑「信息接收者」的感受，开始要求我们拥有同理心、学会识别干系人的信息背景与利益点。在工作场景下，尤其是业务变化快、人力相对有限的环境下，沟通效率与有效性成为不可或缺的工作加速器，这让结构化地表达变得非常重要。

《结构思考力》的核心思想仍然来源于《金字塔原理》，它为我们提供了一种思考与表达的「结构」，而使用「结构」的本质就是简化信息组织的过程，用一种经过大量验证的高效方法，帮助我们提升表达的效率、有效性。

要坚信「大道至简」

在做学术论证的时候，会使用较为复杂的数据结构、论证方法，此时的目标并不是为了沟通，而是得到一个可靠、严谨的结论。但在企业中，沟通与论证更多是为了：

阐述问题
达成共识
寻求支持

由于大家的时间都比较有限，作为信息的传递方，我们需要避免过度设计、过度复杂的论述，尽量做到观点逻辑清晰、呈现高效可视化。

示例：下图为麦肯锡的PPT：二维象限+数形结合，相比于单纯的Excel表格、折线图，表达效率会高很多。

构建思考力的金字塔

想要构建思考力的金字塔，需要五个步骤：

第一步：明确理念打基础。

第二步：基于目标定主题。

第三步：纵向结构分层次。

第四步：横向结构选顺序。

第五步：形象表达做演示。

① 明确理念打基础

结构思考力的核心理念包含「四个基本特点」和「结构化接收信息」的两个步骤。

1.1 四个基本特点

即金字塔原理的四个基本原则：“结论先行”、“以上统下”、“归类分组”和“逻辑递进”。

论：结论先行。结构思考力强调的是先总后分。结论先行正是“先总后分”的体现，先框架后细节，先总结后具体，先结论后原因，先重要后次要。
证：以上统下。有理由支撑的结论才有说服力。
类：归类分组。将事物进行归类组织，不但可以提高思考问题的效率，还能把问题想得全面保证效果。
比：逻辑递进。每一组中的思想需要按照一定的逻辑顺序进行组织，这种逻辑顺序符合人们观察事物的习惯，更容易让对方记忆。

1.2 结构化搜集信息

第一步：识别信息中的事实、理由及结论。找出信息中哪些是观点类的，哪些是事实描述类的信息，观点类的信息中哪些是结论、哪些是支撑结论的理由，并将它们区分开。

第二步：找到事实与观点的对应关系，并画出结构图。接下来找出这些事实与观点的对应关系，并依据事实、理由、结论的对应关系画出金字塔结构图。

第三步：一句话概括出所有内容。接收信息除了在前两步做到能够听清楚以外，最后还要用一句话概括出所有内容，做到说明白。

示例：

结论：抖音将成为短视频平台的天猫商城

理由：支持该结论的理由分别是：

相对阿里、京东，抖音在流量上有绝对的优势，为发力电商业务打下了坚实基础；
阿里受制于流量匮乏、监管压力、组织问题，原有的市场份额逐步释放出来；
抖音公域分发的性质与店播模式更匹配，更有机会成为短视频的天猫；
字节跳动广告业务无法再快速增长，电商成为本阶段最核心的项目，有充裕的资源可以投入。

事实：论证理由的合理性，还需要事实作为支撑（数据、专家证言、历史…），比如：支撑“抖音流量有绝对优势”的事实包括“2021年抖音DAU峰值已到7亿+，单用户日均使用时长超过90分钟，淘宝/天猫不足10分钟”等。

想要判断「结论」的合理性，可以根据以下两点Review：

提供的事实与数据是否真实；
这些事实与数据是否可以得出相应的理由，相应的理由是否可以得出最终的结论。

② 基于目标定主题

基于目标设定主题，需要理清目标、主题与序言。

2.1 明确目标

首先，提前阐述/设定具体场景。场景越具体，目标和结构会越准确。

其次，确定对方行为目标（指经过你的表达之后，希望对方有哪些行为）—ABCD目标法。

Actor（受众）：谁；
Condition（条件）：在什么条件下；
Behavior（行为）：完成什么任务/表现出什么行为；
Degree（程度）：达到什么标准或水平。

示例：

场景：Q1信贷业务增长60%来源于电销外呼，但80%的电销外呼都无人接听，外呼效率遭遇瓶颈；Q2信贷业务目标翻了4倍，完成难度非常大。

目标：希望产品部门在Q2确保上线「辅助外呼」功能，自动过滤80%的沉默/无效号码。

2.2 包装主题

包装主题需要遵循三个基本原则：简单、准确、利益（从对方角度出发），三者缺一不可；

示例：

原标题	互联网商业模式通常先从高频需求切入，验证需求真实性并积攒足够的流量后，再进行流量变现
修改后	互联网三级火箭论：流量、场景、变现

互联网公司的三级火箭模式为：第一级，头部流量；第二级，沉淀某类用户的商业场景；第三级，完成商业闭环。以得到APP为例：

第一级：通过免费脱口秀、微信六十秒的公众号积累大量用户；
第二级：上线得到APP将用户沉淀至自有APP，实现数据、消费场景闭环；
第三级：提供高质量的付费产品实现商业变现，例如：得到大学、五道口金融课程、薛兆丰的经济学。

2.3 序言设计

序言是一个讲故事的过程，结构包含4个要素（简称SCQA）：

Situation情境：对事件背景的描述，提前交代背景是高效对话的最好开始；
Complication冲突：在情景下发生的具体问题、矛盾；
Question疑问：如何在这个背景下解决这个问题（可省略）；
Answer回答：解决「冲突」的具体方案。

我们可以通过调整4个要素的顺序，为不同的场景设计序言。

SCQA有4种模式，其中「标准式」是用得最多的。

③ 纵向结构分层次

首先，结论现行。即每一个答案的本身就是一个结论，不能是“X框架特点的介绍”、“X框架特点的优劣势分析”。因为是结论才有可能回答上面设想的疑问，因为是结论才能引发下一个层级新的问题。

其次，以上统下。就是下面的每一个都是回答上面问题的答案。每个问题回答本身都需要是结论，才能更加清晰有说服力。

④ 横向结构选顺序

常用的两种方法「演绎法」、「归纳法」。

演绎法：以一定的反映客观规律的理论认识为依据，从服从该认识的已知部分推知事物的未知部分思维方法。
归纳法：将一组具有共同特点的思想归类分组并概括出结论；

4.1 演绎法

也是我们非常熟悉的三段论：大前提，小前提和结论。大前提、小前提、结论是横向画出来的，而最上面的「中心思想」是对于下面这个论证过程的自下而上概括总结。

例：我是你适合嫁的人，请嫁给我吧。

演绎法分为「标准式」、「常见式」。其中，

演绎三段论就是「标准式」。例：所有人都会死，苏格拉底也是人，所以苏格拉底会死。

现象、原因、解决方案就是「常见式」，例：现象是业绩开始下滑，原因是人员能力有待提升，解决方案是抓紧内部课程开发与培训。

4.2 归纳法

归纳的三种结构：时间、结构性、重要性。其中「结构性」可以按不同的分类方式将整体拆分为部分，遵循MECE原则进行归纳总结。

ME：Mutually Exclusive => 相互独立
CE：Collectively Exhaustive => 完全穷尽

MECE要求我们在归纳时不重不漏，即彼此相互独立不重叠，但是合在一起完全穷尽不遗漏。不遗漏才能不误事，不重叠才能不做无用功。

「Less is more」：你可能听过“奇妙的数字7±2”，说的是大脑短期记忆无法一次容纳7个以上的记忆项目。有的人可能一次能记住9个项目，而有的人只能记住5个，大脑比较容易记住的是3个项目。如果要点太多且不进行归类分组，听众基本不会理解你毫无头绪的表达。即使分组也不要穷举式论证，尽量聚焦关键问题。