职场人如何提升PPT提案能力

PPT提案,如今成为优秀职场人工作中必备的硬核技能之一。好的提案能力,可以帮你在客户那赢得生意、让你在跟上级汇报时候轻松应对、让你在业界塑造职业的口碑、让你在融资路演的时候获得青睐......如何提升PPT提案能力呢?

PPT提案,如今成为优秀职场人工作中必备的硬核技能之一。好的提案能力,可以帮你在客户那赢得生意、让你在跟上级汇报时候轻松应对、让你在业界塑造职业的口碑、让你在融资路演的时候获得青睐......


如何提升PPT提案能力呢?作为每天要跟PPT方案打交道,经常要出去提案的广告策划人,我将在这篇内容里分享一些个人的经验Tips。




1. 克服提案紧张,必备的2支心态调整剂



很多特别是新人在提案前,都会很紧张:“万一我讲不好怎么办,万一对方不爱听我讲的内容怎么办......”


给大家分享2支心态调整剂。


第一是,你要想即使你讲得再烂,也不太会决定一个方案的成败。因为做我们这一行的都知道,在去提案前,肯定早就准备好了PPT方案。核心内容信息基本上都在PPT上了,提案讲稿只是进一步的辅助作用。所以提案的时候,放开去讲吧,不要怯。


另外一个是,要把自己当做主人,下面的人都是客人,来免费听你分享的。那你就想:我这么有诚意免费做分享来招待你们,我还紧张啥呀。特别是对于一些还在比稿竞标性质的提案,就更不用紧张了。因为对方压根就还没有付钱,而我这么用心给你准备了几十页的方案。当然是我想讲什么讲什么,最后爱听不听,是你的自由。每次提案感觉焦虑的时候,强烈建议用以上2点给自己做心理建设。然后,你就会显得从容很多。




2. 提前对来听提案的受众,做一定的了解



了解什么?当然是了解这次来听提案的,都有哪些人员构成?


人员构成划分的维度可以有很多:比如从职能部门来看,对方来听这次提案的,是只有市场部,还是销售部也来,甚至采购部、人事部都来?就我的经验了解,做marketing出身的人,和做sales的,喜欢听的内容重点和思维方式是有很大不一样的,那么在提案的时候,就可以适当权衡讲解的内容重点。


又比如从职位层级来看,到现场的都会有什么样层级的人?是只有日常都在对接沟通的manager职位的,还是有她的老板,大老板都在?这个也会决定提案讲解的内容重点和方式,通常经验是,职位越高的人可能未必会那么关注具体的执行层面,所以更要从策略目的、结果导向的维度来做提案,即使可能PPT里没有写这些,也可以现场随机应变做口头补充。


上述举例的人员职能部门构成、职位层级构成这2点,基本上很好了解到,可能对方都会主动告诉我们。除此之外,如果有更充余的时间精力,还可以有很多更加颗粒度细的了解方式。比如:Linkedin上看看对方的职业经历、如果有加好友翻翻对方发的一些状态、通过朋友,朋友的朋友旁敲侧击......




3. 像个导游一样,带大家参观你的PPT方案



提案讲稿,很多时候都像导游一样,核心宗旨是:带大家参观你的PPT方案。所以,可以想想看导游在给我们介绍一处景点时候的样子和状态。他们首先是非常熟悉景点本身的,可以从这个景点的风貌,聊到历史上跟这个景点有关的人文、故事。


所以,在提案前,我们首先要做到的也是对整个方案要非常的熟悉了解,从方案的逻辑思路、每一页的重点提炼、可以额外延展的故事等等。特别是对于一些不是自己亲自写的方案,更要花大量时间重新去在脑子里过一遍。


其次,作为导游,给人的感觉大部分是非常自信的。在给游客介绍景点的信念感,好像他曾在这里生活过一样,让对方相信。所以,在带大家参观我们的PPT方案的时候,也要有这种信念感,不管是从声音,还是从手势姿态上,都可以体现出我们是真的懂他们的。而不会显得吱吱呜呜、唯唯诺诺的,这会给对方一种不信任你的感觉。




4. 多用一些过渡性的引导话术



提案的时候,最怕的是对方听着听着就lost掉了,不知道前后的关系是什么,甚至都不知道讲到哪了。这种事经常发生,因为看方案的人并不那么清楚写方案的人的逻辑框架,这归根起来是一种“知识诅咒”。这时候,可以多用一些过渡性的话术,来加以清晰引导。


过渡性的话术,可以是一些设问句。所谓设问句,就是自问自答。先通过问题,来勾起大家的注意力,为后面答案部分的内容铺陈。比如:“面对前面讲到的目标和挑战,我们要怎么突破呢?”


接下来就很自然地引出后面的解决思路;再比如:“前面的部分算是煽风点火,那接下来怎么让这这把火加大一点呢?”。这个就能比较好的承上启下,让听的人跟着我们的思维框架来走。


过渡性的话术,还可以是一些逻辑关系。包括像因果关系、转折关系、并列关系、递进关系等等。逻辑关系类的话术,也可以很好地清晰引导听众。比如:“为什么会产生这种现象呢,我们觉得有以下几个因素。”比如:“虽然前面讲到的市场面临很大风险,但仍有很多品牌进入这个赛道”。




5. 多用自己 /别人的经历故事,增加内容代入感



我们,都是爱听故事的人。比如:当看到一段长长的理论时就昏昏欲睡,而一听到“之前有一次我就经历过……”就聚精会神起来。


我们在提案的时候,可以很好利用这点。比如在讲到一些很情绪导向的洞察的时候,如果只是单纯照着PPT上的manifesto文案读的话,可能会显得很空泛抽象,让对方觉得这是编出来的,因为没有代入感。这时候如果能辅以一些小故事,不管是你自己亲身的经历,还是朋友的或者网上看到的都可以,效果就会好很多。


比如我有一次讲到“动机转移”的洞察:“很多时候,当我们的注意力在享受上时,做事的心态就会不一样,结果也就自然不一样”。是不是听起来有点抽象?后来我讲了个故事,大致是:


我有个外甥女,刚读一年级的时候,很不喜欢写字帖,每次做这个作业都闷闷不乐。我见她愁眉苦脸,就跟她说:“你不是很喜欢画画嘛,那为什么你不把它当成画画呢?写字和画画不都是笔在纸上动嘛?”


她听后眼前一亮:“对呀,我把它当成画画不就行了!”没过多久,她就开心地把那个字帖“画”完了。是不是听起来,会更有代入感一点?




6. 适当用一些PPT动画,提升现场效果



PPT里自带的动画效果,如果用得好的话,在提案时是非常有帮助的。动画效果的原则,简单就好,切勿用力过猛,用一些花里胡哨的。


那么哪些情况,是比较建议用PPT动画效果呢?一种是一页PPT里信息量过大的时候。包括可能是肉眼可见的信息过大,让整个排版非常满,听众都不知道怎么看这页内容;也包括可能是内在的逻辑过于复杂,没办法让人一眼就能看懂,而是需要逐一慢慢讲解的。


这时候,动画效果能够让这些信息根据你的讲解逻辑一一出来,可以有效地引导听众跟着思路走,而不是那种一下全部出来,别人也不知道你讲到哪了。


另外一种可以用PPT动效的情况是,需要震撼突出的时候。比如前面花了很多笔墨在铺垫,到了需要推导出一个关键信息的时候,就可以适当用动画效果,来制造一种千呼万唤始出来的期待感。提案使用动画效果,切忌一个PPT里用太多处,因为用多了反而会招人烦。




7. 不要用过长的时间,用来讲解一些复杂的数据图表



一是因为这些数据图表,只是一些佐证的论据,关键还是要向对方传递核心的论点,这才是在短时间内对方会愿意听的,能记得住的。二是很难在有限的时间内,向对方传递清楚。特别是对于一些多个维度交叉在一起分析形成的数据图表。


对方也很难在那么点时间内消化你花了可能大半天才整理的数据。所以在提案过程中涉及到复杂数据图表相关内容的时候,可以一带而过,比如:“从下面这个XXX数据可以看出XXX”。如果对方真的对数据有疑问,再后面可以做针对性沟通。




8. 不要全程一个语调说话,抑扬顿挫增加感染力



一场提案时长,少说也半小时。要让人在这么长时间内,集中注意力去听一个人讲话,语调尤为重要。如果全程都是一个语调说话,就像朗读机一样,别说对方没有耐心,自己讲到后半程也感觉乏力了。所以,建议大家可以结合不同内容所需要的情绪,抑扬顿挫地去调整语调。


比如讲到理性的部分,语调可以稍显稳重;讲到感性创意部分,语调可以显得热情,就像在跟别人描述一个故事一样。




9. 适当地与对方目光交流



提案过程中,切勿全程都是盯着屏幕PPT,而是要适当地与对方目光交流。这样一方面可以显示你是有顾及到对方的,让对方也有一种参与感在里面。另一方面,目光交流的时候,我们也可以根据对方的眼神,做到实时反馈。


比如如果对方眼神出流露出一种赞同的感觉,这时候也能给我们积极的正向反馈,可以讲得更有劲。如果对方可能不太赞同,那这时候也许可以适当调整讲解此内容的篇幅。目光交流,当然也不能只对着一个人,而是不经意间可以切换到不同的人。




10. 少用无意识的口头禅



很多人会在生活中会有时不时挂在嘴边的口头禅,他们自己也许察觉不到,但是别人一听就能感受到。在不超过3分钟的对话里,用了不下5个的口头禅,比如:“我记得”、“好像是”、“当时我都惊呆了”、“我笑不活了”。


导致的结果就是,提案的时候,这些口头禅也不自觉地冒了出来,不自觉到可能那句口头禅跟要讲的内容前后都没有关系。这样对方听了,心理上不自觉也会产生或多或少的反感。所以,可以多留意自己是否有挂在嘴边的那些口头禅。如果有,提案的时候,尽量少用。




11. 一定要用真实的提案口吻去做演练



我相信在提案前,很多人都知道要演练。但是真正有效的演练方式并不是所有人都懂。


比如很多人可能只是再对着PPT原本的内容一遍一遍地看,好像内容很熟悉了,但是真的去提案的时候,还是会磕磕巴巴不顺。又比如,还有些人会对着PPT内容写演讲逐字稿,然后试图背下逐字稿,结果就是经历都花在记上了,一紧张难免会忘记一大半。


真正有效的方式是,用真实提案的口吻去做演练。可以打开把你的PPT投影到公司投影仪上,或者家里的电视上。然后打开录音,从第一句开场白开始演练,做到好像真的是在讲给别人听一样。


再根据录音回放,自己感受一下哪里可以再调整优化。倒也不用整个几十页PPT都讲一遍,而是尽量把前十几页都演练几遍,讲熟,不要求每一遍都讲得一样,但是叙述逻辑、重点提炼,包袱点要做到差不多。这样当你真正提案的时候,前十几页就会很熟悉,前面讲顺了,现场反馈也好了,后面自然也不会差。




12. 不要在现场去跟对方争执反驳



提案讲完,难免对方会对你讲的内容有不同的看法,提出质疑,甚至完全否定你的方案。这时候,很多人喜欢去跟对方理论争执,试图语言攻势说服对方。我感觉这没有太多必要。


因为大部分人都是活在自己固有的认知中,这种认知很难被打破。所以,也别想试图在提案现场这么短的时间内,试图去反驳一个持不同观念的人。


你可以去尽量根据对方提出的担忧、质疑,加以说明自己的想法,但现场听不听得进去是对方的自由。这样至少可以给彼此留下一个好的印象。或许说不定,对方事后想明白了呢,亦或是我们自己觉得对方有道理呢。



文章来源:作者:普浪呢。公众号:普浪呢(planner233)。

图片来源:部分图片来源网络,版权归原作者所有,不为商业用途,如有侵犯,敬请作者与我们联系。文章为作者独立观点,不代表135编辑器立场。


文章评价
登录后可以评论
立即登录
分享到